Bling, piip, kopkop….

Keskityt työtehtävään ja sitten tietokoneen ruudulla välähtää sähköposti-ilmoitus, hetkenpäästä piippaa viesti puhelimeen ja seuraavaksi jonkun sovelluksen ilmoitus, jotka väristävät myös älyranneketta ja juuri kun noista keskeytyksistä toivut, joku koputtaa oveen ja tulee huoneeseen. Samalla käytävältä kuuluu äänekästä keskustelua ja huonekaverisi puhelin soi. Ja huomaat että se pieni ajatusta vievä työtehtävä, johon olit aluksi kalanteroinut tunnin verran, onkin vienyt puolet työpäivästä tai sekään ei ole riittänyt. Kuulostaako tutulta?

On tutkittu, että keskeytyvistä tehtävistä jää herkästi hoitamatta jopa 20 % sen päivän aikana, joten tehtävä siirtyy kuormittamaan seuraavaa päivää, ja ehkä sitä seuraavaakin päivää. Häiriöt ja keskeytykset vievät aikaa, ne heikentävät meidän suoritustamme ja aiheuttavat stressioireita ja alisuoriutumista, sekä lisäävät virheitä. Osa keskeytyksistä on pakollisia ja hyödyllisiäkin kuten tauot ja tiedonhaku tai ideointi kun saa esimerkiksi lisätietoa tehtävään liittyen. Taustamelu ja häly aiheuttavat tänä avokonttoriaikana paljon turhaa kuormaa työhyvinvointiin, ja ajatusta vaativiin työtehtäviin keskeytyksiä ja haasteita saada ajatuksia kasaan edes aloittaakseen. Meidän pitäisikin oppia tunnistamaan turhat keskeytykset omassa työssämme, kiinnittää niihin huomiota.

Mitkä kaikki asiat aiheuttavat sinun työssäsi keskeytyksiä? Mitä eroa keskeytyksillä on, jos teet työtä toimistolla tai etänä? Onko teidän työpaikallanne pysähdytty pohtimaan kognitiivista ergonomiaa tai aivotyön sujuvuutta? Eli sitä miten haitallisia keskeytyksiä otetaan hallintaan ja miten hyödynnetään hyviä keskeytyksiä. Sekä työn kuin toiminnan kehittämisessä huomioidaan myös tiedonkäsittely eli kognitio riittävillä ohjeistuksilla, pohdinnoilla, keskusteluilla jne.

Sinä voit aloittaa oman aivotyön huomioimisen jo tänään! Esimerkiksi näillä muutamalla pienellä askeleella, teet sitten töitä etänä tai toimistolla ja alalla kuin alalla.  

  1. Huomioi keskeytykset, mitkä kaikki asiat sinut keskeyttävät, kun yrität tehdä ajatuksellista työskentelyä. Pohdi mitkä keskeytykset ovat hyödyksi mitkä eivät?
  2. Karsi turhat keskeytykset pois:
    • Tarvitseeko sähköposteista tulla pop-up ilmoitus? Voiko sähköpostiin reagointia järkeistää? Riittääkö jos luet sähköpostisi aamulla ja lounaan jälkeen ja vastaat vaikka klo 14–15 viesteihin?
    • Tarvitseeko kaikkien viestintäkanavien viestien piipata?
    • Voitko käyttää puhelimessa älä häiritse-toimintoa ajatusta vievän työskentelyn ajan?
    • Voiko oveen laittaa älä häiritse-lapun?
    • Miten voit hallita mahdollisia äänihäiriöitä, vastamelukuulokkeet yms. käyttöön?
    • Suunnittele viikkosi niin että hyödynnät etätyötä mahdollisuuksien mukaan ajatusta vaativiin tehtäviin.
    • Huomioi suunnittelussa myös se mikä on rauhallisin aika niin kotona kuin toimistolla työtä tehdessä, sijoita siihen se tärkein ajatusta vaativa tekeminen.
    • Eli arvosta omaa työtäsi ja työaikaasi!

3. Ota puheeksi aivotyö ja kognitiivinen ergonomia työyhteisössä. Pohtikaa ja sopikaa yhdessä yhteisistä teitä hyödyntävistä käytänteistä

  • Pitäkää kirjaa 1-2 viikon ajan turhista keskeytyksistä ja pohtikaa mihin niihin teillä olisi mahdollista vaikuttaa. Ajatuksellisen työskentelyn tunti, esim. klo 9-10 ei soiteta toisille, eikä käydä ovella vaan annetaan hiljaiseen työskentelyyn rauha.

  • Voiko sopia, että sähköposteihin ei tarvitse vastata saman päivän aikana. Myös esihenkilön lähettämiin viesteihin.

  • Sopikaa milloin käytetään tärkeä-viesti merkkiä, ja mitä se tarkoittaa, milloin siihen pitää vastata.

  • Sopikaa viestintäkanavien käytöstä, mitä käytetään mihinkin viestintään?

  • Miten viestitään, jos tarvitsee työtehtävään täydellisen rauhan?

  • Miten jokainen voi itse vaikuttaa taustamelun ja hälyn syntyyn?

Yhteisellä puheella, pohdinnalla ja tahtotilalla saadaan turhia häiriöitä poistettua ja työpäivän ei-toivottuja keskeytyksiä vähennettyä!

Kuva (pixabay) Älä häiritse
Julkaistu
Kategoria(t): Yleinen

Kirjoita kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *